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GESTION DOCUMENTAL / Digitalización de Documentación
Contamos con el conocimiento y la tecnología para realizar el proceso de digitalización de documentos en forma masiva con posibilidad de indexar, agrupar, organizar y almacenar a distintos niveles de resolución y formatos para su posterior visualización, impresión o envío electrónico.
Mediante software especifico se posibilita la ubicación de cada hoja a partir de distintos datos como ser factura, Cuil, legajo, prestador, afiliado, prestación, fecha, etc.
Para digitalizar documentos:
Análizamos los Documentos.
. Se realiza un análisis de como están clasificados los documentos y cual es la forma para acceder a ellos.
. Se establecen la cantidad y nombres de índices a utilizar.
. Se acuerdan los parámetros de digitalización que definen la calidad de las imágenes.
. Se define la selección de los documentos a digitalizar.
. Se establece el medio electrónico o soporte en que se hará la entrega formal del servicio (CD, DVD, Pendrive o Servidor donde se alojará la información).
Preparamos los Documentos.
. Se preparan los documentos para poderlos introducirlos en un scanner (se quitan grampas, ganchos, clips, etc.).
Digitalizamos los Documentos.
. Se realiza la configuración de los scanners.
. Se realizan pruebas.
. Se establecen condiciones y reglas para una digitalización rápida.
Indexamos los Documentos.
. Se capturan mediante nuestras aplicaciones los índices de búsqueda relacionados con cada documento.
Integramos los Documentos.
. Una vez digitalizados los documentos se procede a dejarlos nuevamente en su estado original.
Entregamos formalmente
. Se realizan controles de calidad.
. Se hace la entrega de la información en el medio establecido.
Beneficios de contar con este servicio:
Respaldo de una compañía que cuenta con el conocimiento y la experiencia para este tipo de trabajos.
No necesita adquirir el equipamiento necesario para la captura: scanner, PCs, software de captura.
Evita los costos de las tareas si digitaliza usted, costos que inevitablemente surgirán al transitar una curva de aprendizaje.
Descentralización de la información.
Disponibilidad de la documentación para consulta, visualización e impresión desde cualquier parte del mundo a través de Internet (Servicio 7X24X365).
Disponibilidad de la documentación para envío de e-mail y fax.
Ahorro de espacio físico destinado al archivo y almacenaje de papel.
Preservación y resguardo de la documentación a través del paso del tiempo.
Backup de la información, ante eventual pérdida o destrucción de la documentación.
Seguridad y Auditoria en los archivos.
Agilización del servicio a clientes, otorgando una mayor velocidad de respuesta.
Disminución en el uso de fotocopiadoras.
Disminución del costo dedicado a archivar y buscar información.
Disminución en mantenimiento de archivos físicos.
Eliminación de archivos históricos físicos.
Bajo costo de almacenamiento.
Mayor productividad del personal.
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